O que é OTIF?

O OTIF, ou On Time In Full, é um Indicador de Desempenho de Logística, isto é, um KPI.
Ele é usado para monitorar a qualidade de entrega de produtos e serviços.
Além de ajudar na medição de resultados e na identificação de problemas, o objetivo principal da utilização desse indicador é o aumento da satisfação dos clientes.

Entenda melhor as duas métricas que dão significado ao OTIF:
On Time (no tempo) – A mercadoria precisa ser entregue conforme a data e horário ou janela
de horas e local predeterminados com o cliente.
In Full (completo) – A mercadoria que foi entregue precisa estar nas especificações combinadas com o cliente (qualidade, quantidade, dimensões, etc.).

Nas últimas décadas, as cadeias de suprimentos escalaram tão rapidamente, tornaram-se tão complexas e foram tão trabalhadas em escala global que a indústria se esqueceu
coletivamente de dar um passo atrás e concordar com as regras críticas para otimizar o desempenho dos fornecedores.

Começa com “na hora certa, na íntegra”, a medida final do desempenho da cadeia de suprimentos que ninguém pode concordar como medir. Se você perguntar a uma dúzia de
tomadores de decisão diferentes da cadeia de suprimentos em uma dúzia de empresas diferentes como eles definem o OTIF, você terá uma dúzia de respostas diferentes.

Nada dificulta o desempenho da cadeia de suprimentos — ou o papel estratégico que deveria desempenhar nas discussões em nível de diretoria sobre o desempenho dos negócios — mais do que uma baixa taxa de OTIF. O problema, em parte, reside na falta de um padrão da indústria universalmente reconhecido para o OTIF. Se você não sabe como definir o problema,
como você pode esperar corrigi-lo?

Não há saída fácil, mas há passos críticos que toda empresa pode tomar internamente para definir mais claramente o OTIF e, finalmente, melhorar o desempenho da cadeia de
suprimentos e mitigar a interrupção.

A necessidade de um padrão da indústria
O que o OTIF representa é sobre a única coisa em que a profissão da cadeia de suprimentos pode concordar. O consenso, no entanto, termina aí.

Um relatório da McKinsey de 2019 sobre o OTIF no setor de consumo define o OTIF como “até que ponto os embarques são entregues ao seu destino de acordo com a quantidade e o
cronograma especificados no pedido. Em teoria, o OTIF deve ser o mecanismo ideal para alinhar os objetivos dos varejistas e fabricantes.”

Mas não é. Como existe hoje, o OTIF está inteiramente à toa para interpretação. Não há um padrão definido da indústria, cada player da cadeia de suprimentos tem a liberdade de definir
o OTIF de forma diferente. É escolha do traficante, e todos são os traficantes.

Para entender melhor o porquê e como essas discrepâncias têm o potencial de serem tão problemáticas, vamos ver como as definições de OTIF podem variar.

A McKinsey oferece uma pergunta crítica: “O pedido em tempo real significa que o pedido chega pela data de entrega solicitada pelo varejista ou pela data de entrega prometida pelo
fabricante?”

Melhorar o desempenho da cadeia de suprimentos — e finalmente atingir os tentadores 90% de OTIF — começa e termina com a melhoria das relações e desempenho dos fornecedores.
Tom Kieley – CEO e co-fundador da SourceDay

E as entregas antecipadas: A encomenda não estava atrasada, mas não chegou no momento esperado, então isso ainda conta como o tempo certo?

E se o carregamento estiver atrasado, mas o atraso é efetivamente comunicado e reconhecido por ambas as partes? Isso é considerado pontual?

E o que constitui na íntegra? Isso significa que o pedido está 100% completo e contém todos os itens listados na ordem inicial de compra em perfeitas condições?

Ou o comprador pediu mais do que o que era realmente necessário para compensar as entregas incompletas, então declarar que todas as peças que realmente precisavam foram
entregues a tempo?

A grande variedade de respostas a perguntas como essas, cria mais complexidade desnecessária. Os fornecedores estão essencialmente sendo solicitados a falar dezenas de
idiomas diferentes ao mesmo tempo. Muitas empresas nem sequer têm definições estáticas ou métricas ligadas ao OTIF. Eles mudam com o tempo, o que significa que os fornecedores
são forçados a pular em uma porta giratória vendada, em seguida, são gritados por bater a cabeça contra o vidro.

Igualmente importante, as organizações não têm um padrão que possam comparar o desempenho de sua própria cadeia de suprimentos. Na melhor das hipóteses, eles podem
acompanhar melhorias de OTIF mês a mês ou ano após ano, assumindo que suas próprias definições internas não mudem.

Uma solução alternativa OTIF Felizmente, há uma solução. Um estudo recente do Hackett Group determinou que, para manter a satisfação do cliente, 90% dos pedidos devem ser considerados perfeitos, o que significa que eles devem chegar a tempo, na íntegra e sem problemas ou danos.

Então, como consertamos isso?

Primeiro passo: determinar a propriedade do OTIF internamente.
Então defina.

Com a complexidade das cadeias de suprimentos globais e o impacto que as baixas taxas de OTIF têm no desempenho geral dos negócios, nunca houve um momento melhor para elevar a conversa em torno do desempenho da cadeia de suprimentos para os níveis de suíte C e diretoria.

Embora a gestão diária das relações de fornecedores e compras, sem dúvida, permaneça na alçada do comprador, os tomadores de decisão em nível executivo devem assumir mais
responsabilidade no desempenho da cadeia de suprimentos. Como parte de processos estratégicos de planejamento de negócios, os executivos devem constantemente perguntar às
suas equipes da cadeia de suprimentos: “Qual é a nossa taxa atual de OTIF?” Essa pergunta abrirá as portas para conversas mais detalhadas sobre como as equipes da cadeia de
suprimentos calculam o OTIF, como avaliam a saúde da cadeia de suprimentos e como o desempenho do fornecedor está afetando os compromissos do cliente e a velocidade do
inventário, ou criando pontos de falha que precisam ser abordados.

Quando não há uma resposta certa, a única solução é chegar o mais perto possível do certo.

Não crie simplesmente uma definição que obtenha sua taxa OTIF o mais próximo possível de 100%. Fazê-lo apenas enterra os problemas subjacentes sem realmente resolvê-los.

Construa uma definição objetiva para OTIF e como você irá medi-la em função do desempenho e calculá-la. Mais importante, comunique essa mudança aos seus fornecedores cedo e
frequentemente, certificando-se de que eles a reconheçam.

Então, repita novamente, e não mude mais tarde.

Passo dois: Criar medidas sistemáticas que prevejam e preparem-se para a interrupção.
Melhorar o desempenho da cadeia de suprimentos — e finalmente atingir os tentadores 90% de OTIF — começa e termina com a melhoria das relações e desempenho dos fornecedores. É
a única maneira de realmente explicar as mudanças na cadeia de suprimentos que são tão constantes quanto garantidas.

Mas a mudança não precisa se equiparar ao desempenho ruim, e há vários passos que empresas e equipes podem dar para desacoplar os dois.

Primeiro, reconheça que seu ERP não é o data center confiável que você pode pensar que é.

Seus compradores, não seu ERP, são os que se comunicam com seus fornecedores, de modo que seus dados ERP estão provavelmente desatualizados e não refletem o estado real dos
pedidos de compra, prazos de execução e status de inventário.

Em seguida, eleve o papel do relacionamento comprador-fornecedor para que os fornecedores possam ser parceiros estratégicos, superando assim suas limitações de dados e ferramentas que inevitavelmente afetariam sua taxa de OTIF.

Você não pode ter o OTIF verdadeiro para o seu cliente final sem visibilidade, responsabilidade e colaboração em tempo real com sua
cadeia de suprimentos.
Tom Kieley
CEO e co-fundador da SourceDay

Finalmente, sob sua nova definição, avalie o desempenho do fornecedor:
• Com que frequência os tempos de entregas mudam?
• Com que rapidez os fornecedores alertam você para solicitar mudanças?
• Quão rapidamente eles reconhecem mudanças no lado do comprador?
• Quantas vezes eles são cedo, a tempo ou tarde dentro da sua janela de entrega?
• Com que frequência você paga taxas de aceleração ou penalidades de clientes?
• Quais fornecedores estão sempre entregando tarde e criando estoque estagnado?
• O que podemos fazer do nosso lado para melhorar o desempenho de nossos próprios
fornecedores?

Uma vez que você tenha as respostas para essas perguntas, você pode responsabilizar seus fornecedores, começar a prever de onde as mudanças virão e ter os dados e insights para
melhorar o desempenho da sua cadeia de suprimentos.

Passo Três: Reavaliar a cadeia de suprimentos e o desempenho do fornecedor.
Este é o passo em que a superação da falta de uma definição padrão acordada para o OTIF entra em jogo. Avaliar seus próprios processos não só permite identificar a fonte do seu
problema, mas também lhe dá um bom benchmark para acompanhar melhorias de desempenho.
JBT AeroTech é um exemplo de uma empresa que tem feito isso muito bem. Ao implementar processos para medir e relatar o desempenho dos fornecedores, a JBT viu a entrega pontual
dos fornecedores aumentar de 68% para 89%. Isso, por sua vez, permitiu que a JBT melhorasse seu próprio desempenho e aumentasse a entrega pontual de bens acabados aos clientes de 69% para 89%.

Com padrões internos que não mudam, as equipes da cadeia de suprimentos finalmente poderão fazer as perguntas certas sobre desempenho. Eles provavelmente descobrirão que
estavam constantemente se recompondo para compensar as baixas taxas de entrega ou o fraco desempenho dos fornecedores e podem começar a resolver os problemas subjacentes.

A maioria vai encontrar a falta de visibilidade e buracos em seus dados de ERP que tornam quase impossível colaborar com fornecedores para lidar com mudanças em tempo real em
suas cadeias de suprimentos.

A realidade é que você não pode ter o OTIF verdadeiro para o seu cliente final sem visibilidade em tempo real, prestação de contas e colaboratividade em sua cadeia de suprimentos. Para
garantir um melhor resultado final, as empresas devem ter confiança de ponta a ponta que podem entregar.
Tom Kieley
Supply Chain Dive